Per E-Mail einen Chat im Projekt starten

Jedes Projekt hat eine eigene Adresse unter in.operanda.eu. Eine Mail daran startet einen Chat im Projekt, als hättest du ihn geschrieben.

Stand: 6. Oktober 2026

Jedes Projekt hat eine eigene E-Mail-Adresse, etwa buchhaltung-k7f2q9@in.operanda.eu. Schickst du eine Mail daran, startet im Projekt ein Chat. Der Agent liest die Mail und erledigt, worum du bittest, so als hättest du es ihm im Chat geschrieben. Du kannst ihm so von unterwegs Aufgaben geben oder Mails aus deinem Postfach mit einer Bitte weiterleiten.

Wo du die Adresse findest

Im Projekt im Reiter Abläufe, Abschnitt E-Mail-Adresse. Mit Adresse kopieren übernimmst du sie in dein Mailprogramm. Am besten speicherst du sie dort als Kontakt.

Die Adresse entsteht beim Anlegen des Projekts. Dafür ist im Projekt Programme und Abläufe dürfen Chats starten eingeschaltet. Verbietet dein Unternehmen das, bekommt das Projekt keine Adresse, und im Reiter steht der Grund. Fehlt die Adresse aus einem anderen Grund, richtet sie dort jemand mit Verwalten-Recht über Projektadresse einrichten ein.

Wer schreiben darf

Am Anfang nur die Person, der das Projekt gehört, und zwar von ihrer Anmelde-Adresse bei operanda. Ein Absender zählt nur, wenn seine Domain ihn bestätigt (DMARC). Eine Mail mit gefälschtem Absender wird angenommen, löst aber nichts aus.

Unter der Adresse steht das Feld Nur von diesen Absendern. Dort trägst du weitere Adressen oder Domains ein, mit Komma getrennt, und klickst Absender speichern. Überleg dir das gut: Der Agent erledigt, worum eine Mail bittet. Wer im Filter steht, kann ihm also Aufträge geben, und der Agent arbeitet dabei in deinem Namen.

Wo die Mail landet

Was	Wo
Der Chat	im Projekt unter Chats, mit einem Titel aus dem Inhalt der Mail
Die Mail selbst	als Dateien im Projekt unter `data/posteingang/`, dazu die Anhänge
Absender, Betreff, Ergebnis	im Reiter Abläufe unter der Adresse, 30 Tage lang

Ergebnis	Bedeutung
zugestellt	der Chat ist gestartet
nicht ausgelöst, kommt erneut	gerade ging es nicht, etwa weil die Nutzung des Monats aufgebraucht ist. Der Mailserver des Absenders versucht es bis zu fünf Tage lang erneut.
zu viele, kommt später	mehr als 30 Mails in einer Stunde an die Adresse oder mehr als 20 Chats am Tag
Absender nicht freigegeben	der Absender steht nicht im Filter oder ist nicht bestätigt
angenommen, nichts ausgelöst	eine automatische Antwort oder Massenpost; das verhindert, dass sich zwei Systeme gegenseitig endlos anschreiben

Mit Testmail prüfst du, ob alles ankommt. Sie startet wirklich einen Chat, nur mit einer kurzen Testnachricht.

Häufige Fragen

Brauche ich einen Ablauf, damit die Adresse etwas tut?

Nein. Die Adresse startet direkt einen Chat. Soll mit jeder Mail immer dasselbe passieren, etwa eine Rechnung in die Buchhaltung, schreib es in die Mail oder bitte den Agenten in einem Chat, dafür einen Ablauf zu bauen.

Kann ein Projekt mehrere Adressen haben?

Nein, jedes Projekt hat genau eine. Brauchst du für ein Thema eine eigene Adresse, ist das meist ein Zeichen für ein eigenes Projekt.

Was sieht der Agent von der Mail?

Absender, Betreff und deinen Text, außerdem die Anhänge als Dateien. Mails, die nur aus HTML bestehen (Newsletter, manche Mailprogramme), wandelt operanda in Text um.

Meine Mail kommt nicht an. Was prüfe ich?

Die Adresse: Sie endet auf @in.operanda.eu, mit in. davor. Ohne in. landet die Mail woanders.
Die Liste unter der Adresse: Steht die Mail dort, ist sie angekommen. Das Ergebnis daneben sagt, warum sie einen Chat gestartet hat oder nicht.
Absender nicht freigegeben: Du hast von einer anderen Adresse geschrieben als deiner Anmelde-Adresse. Trag sie in den Filter ein und schick die Mail noch einmal. Die erste Mail kommt dadurch nicht nachträglich durch.
Gar kein Eintrag: Dann hat dein Mailanbieter noch nicht eingeliefert. Manche Anbieter brauchen einige Minuten. Kam ein Unzustellbarkeitsbericht zurück, steht darin der Grund.
Nicht ausgelöst, kommt erneut: Ein Chat konnte gerade nicht starten, etwa weil die Nutzung aufgebraucht ist. Die Mail kommt von selbst noch einmal.

Warum bekommt der Absender keine Fehlermeldung, wenn sein Absender nicht freigegeben ist?

Weil der Absender gefälscht sein kann. Eine Fehlermeldung ginge dann an jemanden, der die Mail nie geschrieben hat. Deshalb nimmt operanda solche Mails an, startet nichts und vermerkt es nur unter der Adresse.

Kann ich Mails aus meinem Postfach weiterleiten?

Ja, von Hand oder mit einer Regel in deinem Mailprogramm. Schreib beim Weiterleiten dazu, was der Agent tun soll, etwa „Leg diese Rechnung in lexoffice ab.“ Beim Weiterleiten wird dein eigenes Postfach zum Absender. Steht es nicht im Filter, trag es dort ein.

Was ist mit Anhängen?

Bis 25 MB je Mail nimmt die Adresse an. Die Anhänge liegen im Projekt neben der Mail, der Agent kann sie lesen und weiterverarbeiten.

Wer sieht die Mails?

Alle Mitglieder des Projekts, denn die Mail liegt als Dateien im Projekt und der Chat steht in der Liste. Unter der Adresse stehen nur Zeit, Absender, Betreff und Ergebnis.

Gibt es Grenzen?

Je Adresse höchstens 30 Mails in der Stunde und 20 Chats am Tag, je Unternehmen 300 Mails in der Stunde. Was darüber hinausgeht, stellt der Mailserver des Absenders später erneut zu. Jeder Chat zählt wie ein Chat, den du selbst beginnst, zur Nutzung deines Projekts.

Kann ich die Adresse abschalten?

Ja, mit dem Schalter neben der Adresse. Pausiert weist sie Mails ab, und der Absender bekommt eine Fehlermeldung. Schaltest du sie wieder ein, empfängt sie unter derselben Adresse weiter.