Projekt anlegen und Konten geben

Ein Projekt ist dein eigener, abgeschotteter Bereich auf der Plattform. In ihm läuft ein Rechner, auf dem ein Agent Chats führt, Apps baut und Abläufe fährt. Von deinen Konten sieht der Agent nur, was du dem Projekt ausdrücklich gibst, und zwar mit dem Recht, das du einstellst.

Was du vorher brauchst

Teilt dein Unternehmen die Nutzung fest zu und ist für dich noch keine Grenze gesetzt, kannst du kein Projekt anlegen. Dann bitte deine Verwaltung um eine Nutzungsgrenze. Auch die Zahl eigener Projekte kann begrenzt sein; wie viele du schon hast, steht unter der Liste.

Schritt 1: Projekt anlegen

1. Projekte → Neues Projekt.
2. Name eintragen: 3 bis 30 Zeichen, Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestrich, etwa buchhaltung. Der Name bleibt fest und steht in der Adresse des Projekts. Davor steht das Kürzel deines Unternehmens.
3. Wie arbeitet das Projekt?
   • Ein Arbeitsplatz: Chats, Apps und Abläufe teilen sich einen Ordner. Richtig für Buchhaltung, Marketing oder eine eigene App.
   • Viele gleichartige Vorgänge: Jeder Vorgang bekommt einen eigenen Ordner, ein Profil und eigene Notizen, etwa ein Auftrag oder ein Mandant.
4. Hat dein Unternehmen Vorlagen, wählst du unter Womit anfangen? Leer oder eine Vorlage. Eine Vorlage bringt Anweisungen mit und schlägt die passenden Konten vor.
5. Anlegen. Das Projekt startet. Das dauert einen Moment.

Unten im Dialog steht, wie viele eigene Projekte du hast und wie viele gehen. Danach bietet der Dialog an, das Projekt bei Claude oder ChatGPT anzumelden. Das kannst du überspringen und später unter Konten → Claude- und ChatGPT-Anmeldung nachholen. Ein ChatGPT-Konto kann nur in einem Projekt zugleich angemeldet sein.

Alles Weitere stellst du danach im Projekt unter Einstellungen ein.

Schritt 2: Konto einbinden

Ein Konto lässt sich auf zwei Wegen einbinden, das Ergebnis ist dasselbe:

• Im Projekt unter Konten → Konto hinzufügen ein Konto wählen. Ein Klick gibt es sofort.
• Auf der Seite des Kontos unter Wer nutzt dieses Konto → Einem Projekt geben.

Ein persönliches Konto gilt danach nur für dich, auch in deinem eigenen Projekt: deine Chats, deine Apps, deine Abläufe. Ein Konto der Firma gilt für alle im Projekt. Zuerst darf es nur lesen. Neue Konten verbindest du unter Konten → Konto verbinden; gleich danach fragt operanda „Wer soll es benutzen?“, und ein Schalter je Projekt bindet es ein.

Im Reiter Konten steht jedes Konto genau einmal. Rechts siehst du, wer es nutzt und was es darf:

Ein Tipp auf die Zeile öffnet das Blatt des Kontos mit zwei Fragen. Unter Wer nutzt es? stellst du ein persönliches Konto auf „Alle im Projekt“; operanda fragt dann einmal nach, weil andere Mitglieder danach mit deinem Konto arbeiten. Unter Was darf es wo? stellst du für Chats, App und Abläufe je eine eigene Stufe ein oder schaltest eine Stelle aus. Abläufe stehen nur da, wenn das Projekt welche hat.

Unter Fehlt dir noch stehen Systeme, die eine App im Projekt braucht und für die dir ein eigenes Konto fehlt.

Andere Konten nutzt das Projekt nicht, auch deine eigenen nicht. Braucht ein Chat eines, fragt er per Karte, ob du es in dieses Projekt holen willst. Lesen geht ohne Rückfrage; Bearbeiten, Senden und Löschen fragt der Chat jedes Mal, außer du erlaubst es im Projekt für alle Chats. Im Schnellchat ohne Projekt nutzt jede Person ihre eigenen Konten von selbst.

Was im Formular „Neuer Chat“ schon angehakt ist, stellst du unter Einstellungen → Neue Chats bringen mit ein. Das ist nur eine Vorauswahl, keine Freigabe.

Schritt 3: Recht einstellen

Auf die Zeile des Kontos im Projekt tippen. Das Blatt „Projekt darf Konto …“ zeigt drei Stufen:

Unter der Wahl steht ein Satz, was das beim jeweiligen Dienst heißt, zum Beispiel bei Microsoft 365 „Darf auch Mails verschicken und löschen.“ Senden und Löschen sind nie vorbelegt.

Auch mit „Senden & Löschen“ fragt der Chat vor jedem Senden und jedem Löschen mit einer Karte, solange du im Chat sitzt. Auf der Karte kannst du „In diesem Chat immer“ wählen. Das gilt dann bis zum Ende dieses Chats, nur für das eine Konto und nur für Senden oder Löschen, je nachdem, was auf der Karte stand. Oben im Chat steht es danach als „sendet ohne Rückfrage“ oder „löscht ohne Rückfrage“, mit „zurücknehmen“ daneben. Abläufe und geplante Läufe haben niemanden, der klicken könnte; dort gilt allein das Recht im Projekt.

Weiter unten im Blatt:

• Wirkt so zeigt, was wirklich gilt. Gibt der Anbieter dem Konto weniger her als eingestellt, steht hier, was fehlt.
• Wie lange? Ohne Ende, 1 Tag, 1 Woche oder 1 Monat. Danach ist das Recht abgelaufen.
• Nicht mehr erlauben nimmt das Konto aus dem Projekt.
• Unter Mehr steht Endgültig sperren: bleibt gesperrt, auch wenn das Konto neu verbunden wird.

Ändern darf das Recht, wer über das Konto verfügt. Bei einem Konto, das „der Firma“ gehört, ist das die Leitung.

Schritt 4: Mitglieder dazuholen

Ausführlich unter Mitglieder und Rollen im Projekt. Kurz: Im Projekt unter Mitglieder → Person hinzufügen eine Person wählen oder Alle im Unternehmen. Neu Hinzugefügte dürfen zuerst benutzen. Mit einem Tipp auf die Person änderst du die Rolle oder entfernst sie.

Mitglieder bekommen dadurch keine Konten. Jede Person nutzt ihre eigenen oder die, die bei „Alle im Projekt“ stehen. Den Reiter Mitglieder sieht nur, wer das Projekt verwaltet.

Prüfen, ob alles stimmt

Einen Chat im Projekt öffnen und nach etwas fragen, das nur im Konto steht, etwa „Was steht heute in meinem Kalender?“. Danach im Reiter Konten nachsehen, welches Recht rechts in der Zeile steht.