Ablageort eines Projekts

Viele Teams haben ihre Unterlagen längst in einer Ordnerstruktur, etwa in OneDrive unter Kunden/Kundenakten. Den Ordner verknüpfst du mit dem Projekt als Ablageort. Der Agent weiß dann, wo die Unterlagen liegen, sucht darin und sortiert neue Dateien auf Wunsch ein. Du kommst aus jedem Chat mit einem Klick in den Ordner.

Es geht mit OneDrive, SharePoint, Google Drive, Nextcloud, WebDAV und einem Datei-Server. Das Konto muss vorher unter Konten verbunden sein, siehe Konten verbinden.

Ordner wählen

1. Im Projekt den Reiter Einstellungen öffnen, dann Ablageort.
2. Ordner wählen, dann das Konto antippen.
3. Bis zum Ordner des Projekts durchklicken und bei ihm auf Wählen tippen. Gibt es ihn noch nicht, legst du ihn unten mit Anlegen und wählen an.

Eine vorhandene Ordnerstruktur bleibt, wie sie ist. Liegt im Ordner schon ein Unterordner mit „Eingang“ im Namen, etwa 00_Eingang, nimmt das Projekt ihn als Eingang. Sonst legt es einen Ordner Eingang an.

Den Ablageort wählt, wer das Projekt verwalten darf. Liegt der Ordner in einem persönlichen Konto, sehen andere ihn beim Anbieter nur, wenn er dort für sie freigegeben ist. Für Unterlagen, an denen mehrere arbeiten, eignet sich ein Konto der Firma oder SharePoint besser.

Was das Blatt zeigt

• Öffnen führt in einem neuen Tab zum Ordner beim Anbieter.
• Der Agent sucht darin: Der Ordner zählt wie eine Wissensquelle. Ausgeschaltet kennt der Agent den Ordner weiter, sucht aber nicht von selbst darin.
• Anderen Ordner wählen und Lösen ändern nur die Verknüpfung. Beim Anbieter bleibt alles, wie es ist.

Im Kopf des Projekts steht der Ordner neben Chat öffnen:

Ein Ordner je Vorgang

Arbeitet das Projekt mit Vorgängen, zum Beispiel mit Kunden oder Fällen, bekommt jeder Vorgang unter dem Ablageort einen eigenen Ordner mit Eingang. Das gilt für neue Vorgänge und für die, die es beim Wählen des Ablageorts schon gibt. Der Ordner heißt wie der Vorgang. Haben zwei Vorgänge denselben Namen, bekommt der zweite seine Kennung dazu.

In einem Chat zu einem Vorgang sucht der Agent nur in dessen Ordner. Die Ordner der anderen Vorgänge fasst er nur an, wenn du ausdrücklich danach fragst.

Im Chat

Oben im Chat steht der Ordner als eigenes Feld. Gehört der Chat zu einem Vorgang, ist es dessen Ordner, sonst der Projektordner. Ein Tipp öffnet ihn in einem neuen Tab.

Steht dort Ordner fehlt, konnte der Ordner beim Anlegen des Vorgangs nicht angelegt werden, etwa weil der Anbieter gerade nicht erreichbar war. Den Grund zeigt der Hinweis über dem Feld. Ein Tipp darauf versucht es noch einmal.

Den Eingang sichten lassen

Leg neue Unterlagen in den Eingang und schreib im Chat zum Beispiel „Schau in den Eingang“. Der Agent

1. listet auf, was dort liegt, und sagt zu jeder Datei in einem Satz, was sie ist,
2. fragt nach, wenn unklar ist, wohin etwas gehört,
3. sortiert die Dateien in die Ordner daneben ein, mit dem Datum vorn im Namen,
4. sagt dir, wo jetzt was liegt.

Er löscht nichts. Überholtes kommt in einen Archivordner.

Projekt duplizieren

Beim Duplizieren bekommt die Kopie einen eigenen Ablageort neben dem alten, mit denselben Unterordnern. Dateien und die Ordner der Vorgänge kommen nicht mit. Ob es geklappt hat, steht in der Kopie unter Einstellungen, Zeile Kopie von ….