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HubSpot anbinden

Portal freigeben, Konto verbinden und im Projekt einstellen, ob der Agent nur liest oder auch ändert.

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Ein HubSpot-Konto auf operanda ist immer ein Nutzer in einem Portal. Der Agent arbeitet über den offiziellen MCP-Server von HubSpot und darf dabei nie mehr als die Person, die sich angemeldet hat.

Was am Ende geht, entscheiden drei Stellen nacheinander:

  1. Das HubSpot-Portal: Was hat ein Super-Admin für die App freigegeben?
  2. Der HubSpot-Nutzer: Was darf die Person, die sich anmeldet, in HubSpot selbst?
  3. operanda: Welche Stufe ist im Projekt eingestellt?

Die kleinste der drei gewinnt. Fehlt Schreiben an einer Stelle, kann der Agent nicht schreiben, egal was die anderen beiden erlauben.

Was du vorher brauchst

WerWas
Super-Admin des HubSpot-Portals, oder ein Nutzer mit dem Recht „App Marketplace“verbindet als Erster und gibt dabei die Rechte frei (Schritt 1)
Jede Person, die verbindeteinen eigenen Nutzer im Portal, mit Bearbeitungsrechten für die Objekte, die der Agent ändern soll
operandadie Rolle Inhaber oder Verwaltung, wenn das Konto der Firma gehören soll; sonst reicht jedes Mitglied
HubSpot-Tarifkein bestimmter. Angebote (Quotes) und AEO-Auswertungen gibt es nur ab Professional

Schritt 1: Freigabe im Portal

Einmal je Portal, durch einen Super-Admin. HubSpot regelt es so: Der Admin verbindet zuerst und legt dabei fest, welche Daten die App sehen und ändern darf. Alle, die danach verbinden, bekommen höchstens das.

  1. Der Super-Admin geht in operanda den Weg aus Schritt 2 und meldet sich bei HubSpot an.
  2. Auf der Freigabeseite von HubSpot das richtige Portal wählen. Wer mehreren Portalen angehört, sieht eine Liste; hier entscheidet sich, welches Unternehmen angebunden wird.
  3. Bei den Datenrechten Lesen und Schreiben für alle Objekte anhaken, mit denen gearbeitet werden soll: Kontakte, Firmen, Deals, Tickets, Aktivitäten (Notizen, Aufgaben, Anrufe), Leads, Produkte, Kampagnen, Marketing-Mails, Inhalte.
  4. Festlegen, wer im Portal die App installieren darf.
  5. Bestätigen.

Später erweitern geht in HubSpot unter Einstellungen, Integrationen, Verbundene Apps. Danach muss jede Person in operanda am Konto auf Neu verbinden drücken, sonst bleibt es beim alten Umfang.

Ist im Portal Sensible Daten eingeschaltet, sperrt HubSpot für die App alle Aktivitäten (Anrufe, E-Mails, Meetings, Notizen, Aufgaben) und Konversationen. Kontakte und Deals gehen dann, Notizen nicht.

Schritt 2: Konto verbinden

Jede Person, die mit HubSpot arbeiten will, verbindet ihr eigenes Konto.

  1. Konten, dann Konto verbinden, dann HubSpot.
  2. Wem gehört das Konto?
    • Mir: Nur du entscheidest, welche Projekte es benutzen.
    • Der Firma: Die Leitung entscheidet, und das Konto bleibt, wenn du gehst. Diese Wahl sehen nur Inhaber und Verwaltung.
  3. Weiter zu HubSpot. Anmelden, Portal wählen, Rechte bestätigen. Ein Passwort gibst du auf operanda nie ein.
  4. Zurück auf operanda: Bei „Wer soll es benutzen?“ die Projekte einschalten. Eingeschaltet heißt zunächst Lesen.

Das Konto heißt danach wie Nutzer und Portal, etwa anna@firma.de (firma.de). Wer mehrere Portale verbindet, hat mehrere Konten.

Schritt 3: Stufe im Projekt

Im Projekt unter Konten auf die HubSpot-Zeile tippen und die Stufe wählen.

StufeWas der Agent darf
LesenKontakte, Firmen, Deals, Tickets, Eigenschaften und Kampagnen ansehen und durchsuchen, Auswertungen lesen
Bearbeitendazu Einträge anlegen und ändern, Kampagnen pflegen, Marketing-Mails als Entwurf
Senden & Löschendazu Landingpages und Blogposts bearbeiten, denn dieselben Werkzeuge veröffentlichen auch

Löschen kann der Agent in HubSpot nicht, dafür bietet HubSpot kein Werkzeug an.

Prüfen, ob alles stimmt

Frag in einem Chat des Projekts „Zeig mir die letzten fünf Deals“. Das prüft das Lesen. Dann „Leg einen Kontakt Test operanda an“. Das prüft das Schreiben; den Kontakt danach in HubSpot löschen.

Was du siehstWoran es liegtWas hilft
Am Konto steht „HubSpot hat diesem Zugang keine Berechtigungen gegeben“Die App ist im Portal installiert, aber nichts freigegebenSuper-Admin gibt Rechte frei (Schritt 1), danach Neu verbinden
Lesen geht, Schreiben scheitertDie Freigabe im Portal oder deine Rolle in HubSpot erlaubt nur LesenSuper-Admin erweitert die Datenrechte, du prüfst deine Rolle in HubSpot, danach Neu verbinden
HubSpot erlaubt Schreiben, der Agent bietet es nicht anDie Stufe im Projekt steht auf LesenStufe auf Bearbeiten stellen (Schritt 3)
Notizen, Anrufe und Aufgaben fehlenIm Portal ist „Sensible Daten“ eingeschaltetin HubSpot klären, ob das abgeschaltet werden darf
Ein falsches Portal ist angebundenBeim Anmelden wurde ein anderes Portal gewähltKonto trennen, neu verbinden und das richtige Portal wählen

Trennen unter Konten, HubSpot-Konto öffnen, Trennen. Damit ist der Zugang auch bei HubSpot widerrufen.

Quellen

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