Anderes Postfach per IMAP anbinden

Ein Postfach bei GMX, IONOS, Gmail und anderen über IMAP und SMTP verbinden und einem Projekt geben.

Stand: 5. Oktober 2026

Mit deinem operanda-KontoJetzt verbinden

Ein Postfach, das nicht bei Microsoft 365 liegt, verbindest du über seine Zugangsdaten: Adresse, Server und Passwort. Gelesen wird über IMAP, gesendet über SMTP beim selben Anbieter. Die Passwörter werden verschlüsselt abgelegt und lassen sich danach nicht mehr anzeigen.

Liegt das Postfach bei Microsoft 365 (Firmenkonto mit Outlook), nimm stattdessen die Anleitung „Microsoft 365 anbinden“. IMAP mit Passwort ist dort in der Regel abgeschaltet.

Was du vorher brauchst

Wer	Was
Du	Adresse und Passwort des Postfachs; bei Gmail, GMX, WEB.DE und iCloud vorher ein App-Passwort oder freigeschaltetes IMAP, siehe unten
operanda	Rolle Inhaber oder Verwaltung, wenn das Postfach „der Firma“ gehören soll; sonst reicht jedes Mitglied

Vorbereitung beim Anbieter

Anbieter	Was vorher zu tun ist
Gmail / Google Workspace	Google lehnt das normale Kennwort ab. Nötig ist ein App-Passwort: Google-Konto → Sicherheit → Bestätigung in zwei Schritten → App-Passwörter.
GMX	IMAP ist ab Werk aus und muss in den Einstellungen des Postfachs erst freigeschaltet werden.
WEB.DE	IMAP ist ab Werk aus und muss in den Einstellungen des Postfachs erst freigeschaltet werden.
iCloud	Apple verlangt ein app-spezifisches Passwort: appleid.apple.com → Anmeldung und Sicherheit.
Outlook.com / Hotmail	Für ein privates Konto geht IMAP. Für ein Firmenkonto in Microsoft 365 ist das meist der falsche Weg.
IONOS, Strato, Hetzner, mailbox.org, Posteo	nichts Besonderes, das normale Passwort des Postfachs
All-Inkl / Kasserver	Der Server steht im KAS und heißt wie der Vertrag, etwa w01xxxxx.kasserver.com. Derselbe Name gilt für IMAP und SMTP.

Gmail und iCloud verlangen für ein App-Passwort, dass die Anmeldung in zwei Schritten eingeschaltet ist.

Schritt 1: Postfach verbinden

Konten → Konto verbinden → E-Mail-Postfach.
Wem gehört das Konto?
- Mir: Nur du entscheidest, wer es benutzt.
- Der Firma: Die Leitung entscheidet. Das Konto bleibt, wenn du gehst. Diese Wahl sehen nur Inhaber und Verwaltung.
Bei Anbieter wählen oder von Hand ausfüllen deinen Anbieter wählen. Die Vorlage trägt Server, Ports und Verschlüsselung ein und zeigt den Hinweis aus der Tabelle oben.
E-Mail-Adresse, Server und Passwort eintragen. Bei Gmail, GMX, WEB.DE und iCloud ist das Passwort das App-Passwort.
Verbinden. operanda meldet sich zur Probe beim Server an. Erst wenn das klappt, wird das Postfach gespeichert.
Wer soll es benutzen? Projekte einschalten. Eingeschaltet heißt zunächst Lesen.

Senden über SMTP

Zum Senden braucht der Agent einen SMTP-Server. Bei den Anbietern aus der Vorlagenliste findet operanda ihn selbst. Bei einem anderen Server trägst du ihn unter Weitere Einstellungen ein: SMTP-Server, SMTP-Port, SMTP-Verschlüsselung, und nur wenn der Anbieter eigene Zugangsdaten für SMTP vergibt, SMTP-Benutzer und SMTP-Passwort. Ohne SMTP-Server liest der Agent nur und legt Entwürfe an.

Ausgehend geht von unserem Server nur Port 587 mit STARTTLS. Die Ports 465 und 25 sind gesperrt. Empfiehlt dein Anbieter 465, nimm trotzdem 587; das bieten fast alle Anbieter an.

Weitere Einstellungen

Feld	Wann du es brauchst
Name	wenn das Postfach anders heißen soll als die Adresse, etwa „info@firma.de“
Port, Verschlüsselung	bei eigenen Servern. 993 ist TLS, 143 ist STARTTLS.
Zertifikat des Servers prüfen	nur bei einem selbst ausgestellten Zertifikat aushaken
Anmeldeverfahren	wenn ein älterer Server die Anmeldung ablehnt: LOGIN oder PLAIN statt automatisch

Schritt 2: Recht im Projekt einstellen

Im Projekt unter Konten auf die Zeile des Postfachs tippen und das Recht wählen:

Recht	Was der Agent damit darf
Lesen (Vorgabe)	Liest Mails.
Bearbeiten	Verschiebt und markiert Mails, legt Entwürfe an.
Senden & Löschen	Verschickt und löscht Mails.

Prüfen, ob alles stimmt

In einem Chat des Projekts fragen: „Zeig mir die letzten fünf Mails im Posteingang“ (prüft Lesen), dann „Leg einen Entwurf an mich selbst an, Betreff Test operanda“ (prüft Bearbeiten).

Was du siehst	Woran es liegt	Was hilft
„Benutzer oder Passwort wurden abgelehnt“	normales Passwort statt App-Passwort, IMAP beim Anbieter aus, oder Tippfehler	App-Passwort anlegen oder IMAP freischalten, dann erneut verbinden
Abgelehnt bei einem Firmenkonto mit Outlook	Microsoft 365 lässt IMAP mit Passwort nicht zu	Anleitung „Microsoft 365 anbinden“
„Der Servername ließ sich nicht auflösen“	Server falsch geschrieben	Servernamen beim Anbieter nachsehen, ohne https:// und ohne Pfad
„Der Server hat auf diesem Port nicht geantwortet“	falscher Port, oder SMTP auf 465 oder 25	Port und Verschlüsselung prüfen; für SMTP 587 mit STARTTLS
„Der Server spricht auf diesem Port kein TLS“	Port und Verschlüsselung passen nicht zusammen	993 mit TLS oder 143 mit STARTTLS
„Das Zertifikat des Servers ist nicht gültig“	eigener Server mit selbst ausgestelltem Zertifikat	Häkchen „Zertifikat des Servers prüfen“ aushaken, nur bei eigenem Server
Lesen geht, Senden nicht	kein SMTP-Server eingetragen oder Recht steht nicht auf Senden & Löschen	SMTP unter Weitere Einstellungen eintragen, Recht anpassen

Ändert sich das Passwort, auf der Seite des Kontos Neu verbinden wählen und das neue eintragen. Projekte, Apps und Rechte bleiben.

Quellen

Mit App-Passwörtern anmelden (Google): App-Passwort nur mit Bestätigung in zwei Schritten
Mit deinem Apple Account bei Apps mit App-spezifischen Passwörtern anmelden (Apple): nur mit Zwei-Faktor-Authentifizierung